Calendly — це платформа для автоматизації планування зустрічей Огляд, відгуки Calendly

Calendly — це платформа для автоматизації планування зустрічей, яка спрощує процес узгодження часу між людьми чи командами. Її головна мета — усунути рутинний обмін повідомленнями для пошуку вільного часу, інтегруючись із календарями та надаючи інтуїтивний інтерфейс. Сервіс підходить для індивідуальних користувачів, команд і великих організацій, пропонуючи як безкоштовний базовий план, так і розширені платні підписки.

1. Основні функції планування

• Персональні посилання для планування: Кожен користувач отримує унікальне посилання (наприклад, calendly.com/ваш_нік), яке можна надіслати іншим для бронювання зустрічей.
• Типи подій (Event Types):
  • Індивідуальні зустрічі (1:1).
  • Групові події (один ведучий, багато учасників).
  • Колективні зустрічі (кілька ведучих, один учасник).
  • Round Robin (автоматичний розподіл між членами команди за доступністю чи пріоритетом).
• Налаштування подій: Визначення тривалості (15 хв, 30 хв тощо), буферного часу між зустрічами, мінімального часу до бронювання (наприклад, не пізніше ніж за 1 годину).
• Кастомізація доступності: Встановлення робочих годин, винятків (наприклад, вихідні) та спеціальних часових слотів для конкретних дат.
• Розумне врахування часових поясів: Автоматичне визначення часового поясу учасника для уникнення плутанини.

Користь: Спрощує бронювання, уникаючи подвійних записів і враховуючи ваш графік.

2. Інтеграція з календарями

• Підтримувані календарі: Google Calendar, Outlook, Office 365, iCloud, Exchange.
• Синхронізація в реальному часі: Перевіряє доступність на основі всіх підключених календарів, щоб уникнути конфліктів.
• Двостороння синхронізація: Додає заброньовані події до вашого календаря автоматично.
• Notion Calendar: Окремий продукт, який інтегрує Calendly із базами даних Notion і Google Calendar.

Користь: Забезпечує точність розкладу та економить час на ручному введенні подій.

3. Інструменти для командної роботи

• Team Scheduling:
  • Об’єднання графіків кількох членів команди для спільних зустрічей.
  • Round Robin для автоматичного розподілу зустрічей між доступними учасниками.
  • Колективна доступність для подій із кількома ведучими.
• Групові події: Один ведучий може проводити зустрічі з кількома учасниками одночасно (наприклад, вебінари).
• Управління командою: Адміністратори можуть налаштовувати права доступу, переглядати активність і управляти подіями команди.

Користь: Ідеально для HR, продажів чи рекрутингу, де потрібна координація кількох осіб.

4. Інтеграції з іншими сервісами

• Відеоконференції: Автоматична генерація посилань для Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Webex.
• CRM і продажі: Інтеграція з Salesforce, HubSpot для оновлення даних контактів і автоматизації продажів.
• Платежі: Підключення Stripe і PayPal для бронювання платних зустрічей (наприклад, консультацій).
• Автоматизація:
  • Zapier і Make для створення кастомних робочих процесів із понад 7000 додатків.
  • Slack і Microsoft Teams для сповіщень і швидкого доступу до посилань.
• Інше: Google Analytics, Loom, Greenhouse (рекрутинг), Gong (аналітика продажів).

Користь: Дозволяє об’єднати Calendly з вашим технологічним стеком для безшовної роботи.

5. Автоматизація робочих процесів (Workflows)

• Нагадування: Автоматичні email- чи SMS-нагадування учасникам перед зустріччю.
• Подяка та follow-up: Надсилання листів після події з додатковою інформацією чи опитуваннями.
• Перенесення: Можливість автоматично пропонувати нові слоти, якщо учасник скасовує чи переносить зустріч.
• Форми: Попередній збір даних від учасників (наприклад, ім’я, мета зустрічі) перед бронюванням.

Користь: Зменшує кількість "неявок" і оптимізує комунікацію.

6. Налаштування та брендинг

• Кастомізація посилань: Зміна стандартного URL (наприклад, calendly.com/компанія/зустріч).
• Брендинг: Додавання логотипу, кольорів компанії на сторінку бронювання.
• Вбудовування: Embed-код для інтеграції Calendly на вебсайт (inline, pop-up, button).
• Персоналізація: Налаштування текстів на сторінці бронювання чи в листах.

Користь: Підвищує впізнаваність бренду та інтегрує планування в ваш сайт.

7. Аналітика та звіти

• Аналітика: Перегляд статистики за зустрічами (кількість бронювань, найпопулярніші часи, продуктивність команди).
• Звіти: Дані про активність користувачів у команді (для Business і Enterprise).
• Тренди: Аналіз для оптимізації розкладу.

Користь: Допомагає оцінити ефективність планування та внести корективи.

8. Безпека та адміністрування

• SSO (Single Sign-On): Вхід через корпоративні системи (Enterprise).
• SCIM: Автоматизоване управління користувачами.
• Конфіденційність: Відповідність GDPR, SOC 2, HIPAA (для Enterprise).
• Журнал активності: Моніторинг дій у команді (Enterprise).

Користь: Забезпечує безпеку даних і зручне управління для великих організацій.

9. Мобільні додатки та розширення

• Мобільний додаток: Доступний для iOS і Android. Дозволяє керувати розкладом, копіювати посилання та переглядати події на ходу.
• Розширення для браузера: Chrome Extension для швидкого доступу до посилань із Gmail, LinkedIn чи інших сайтів.

Користь: Забезпечує гнучкість роботи з будь-якого пристрою.

10. Маршрутизація (Routing)

• Calendly Routing: Автоматичне спрямування учасників до правильного ведучого чи події на основі відповідей у формі чи даних CRM (наприклад, HubSpot Lookup).
• Кваліфікація: Фільтрація потенційних клієнтів перед бронюванням.

Користь: Оптимізує розподіл зустрічей у продажах чи підтримці.

Тарифи

• Free: Безкоштовно, 1 тип події, базові інтеграції, до 6 календарів.
• Standard ($12/користувач/міс): Необмежена кількість типів подій, автоматизація, брендинг, до 250 гостей.
• Teams ($20/користувач/міс): Командне планування, Round Robin, інтеграція з Salesforce.
• Enterprise (індивідуально): SSO, SCIM, розширена аналітика, необмежена кількість гостей.
• 14-денний пробний період: Доступ до Teams для нових користувачів.

Переваги

• Простота: Інтуїтивний інтерфейс для швидкого старту.
• Гнучкість: Підходить для різних сценаріїв — від особистих зустрічей до корпоративних процесів.
• Автоматизація: Зменшує ручну роботу з розкладом і листуванням.
• Масштабованість: Від індивідуального до корпоративного використання.

Недоліки

• Обмеження безкоштовного плану: Лише 1 тип події, брак розширених функцій.
• Вартість: Для команд чи великих організацій ціна може бути високою.
• Залежність від інтеграцій: Повна функціональність потребує підключення зовнішніх сервісів.

Висновок

Calendly — це потужний інструмент для автоматизації планування, який ідеально підходить для HR-спеціалістів, менеджерів із продажів, рекрутерів і команд, що працюють із клієнтами чи партнерами. Його сильні сторони — інтеграція з календарями, гнучкі налаштування та автоматизація робочих процесів. Для тих, хто шукає базове безкоштовне рішення, Free-план достатній, але для команд чи складних сценаріїв варто розглянути платні тарифи.